ชื่อผลงาน การปรับปรุงกระบวนงานการเบิกจ่ายงบประมาณโครงการกรณีมีค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมาหลายชุด 

1. บทคัดย่อ

       การปรับปรุงกระบวนงานการเบิกจ่ายงบประมาณโครงการกรณีมีค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมาหลายชุดดำเนินการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานด้านการเบิกจ่ายให้มีประสิทธิภาพ 2) เพื่อสามารถตัดลูกหนี้ค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมาได้ในคราวเดียว 3) ลดระยะเวลาในการส่งเอกสารวางฎีกา 4) เพื่อลดระยะเวลารับเงินจากการวางฎีกา มีกระบวนการระบุปัญหาและการวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา โดยหลัก Root Cause Analysis เปรียบเทียบขั้นตอนการส่งเอกสารขออนุมัติจัดโครงการแบบเดิมและวางแผนปรับปรุงขั้นตอนการส่งเอกสารขออนุมัติจัดโครงการแบบใหม่ร่วมกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องคืองานพัสดุและนำระบบลีน (LEAN) ซึ่งเป็นเครื่องมือในการปรับการบริหารจัดการโดยการลดกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่า ผลการดำเนินงานเมื่อเปรียบเทียบวิธีการเดิมในไตรมาส 1 และ 2 ของ ปี 2564 และวิธีการใหม่ในไตรมาส 1 และ 2 ของปี 2565 พบว่า สามารถลดระยะเวลาการเบิกจ่ายลงในการเปรียบเทียบช่วงไตรมาส 1 ร้อยละ 74.29 ช่วงไตรมาส 1 ร้อยละ 26.92 ตามลำดับ สรุปได้ว่าผลการดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์โดยสามารถตัดลูกหนี้เงินยืมได้ในคราวเดียวโดยไม่ต้องรอเอกสารโครงการทั้งหมด สามารถส่งวางฎีกาได้เร็วขึ้นและได้รับเงินคืนเงินยืมได้เร็วขึ้นเช่นกัน

2. บทนำ

     งานการเงิน สำนักงานเลขานุการ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบและรับรองความถูกต้องของเอกสารการเบิกจ่ายงบประมาณโครงการต่าง ๆ ที่ได้รับอนุมัติให้ดำเนินการ โดยมีค่าใช้จ่ายตามหมวดรายจ่ายพื้นฐานได้แก่หมวดค่าตอบแทน หมวดค่าใช้สอย หมวดค่าวัสดุ ในปีที่ผ่านๆมานั้น คณะฯมีนโยบายในการอนุมัติการยืมเงินทดรองจ่ายสำหรับการจัดทำโครงการที่มีค่าใช้จ่ายทั้งสามหมวดรายจ่ายคือค่าตอบแทน ค่าใช้สอยและค่าวัสดุ โดยให้มีการยืมเงินทดรองจ่ายรวมเป็นสัญญายืมเงินทุกหมวดรายจ่ายในชุดเดียวกันทั้งโครงการ  ดังนั้นเมื่อผู้รับผิดชอบโครงการดำเนินการเสร็จสิ้น ในขั้นตอนการส่งเอกสารเบิกจ่ายงบประมาณของโครงการจึงต้องรวบรวมและจัดส่งเอกสารทั้งสามหมวดรายจ่ายให้ครบถ้วนพร้อมกัน งานการเงินจึงจะสามารถตัดลูกหนี้เงินยืม และส่งวางฎีกาเบิกจ่ายได้ แต่ถ้าหากยังไม่สามารถรวบรวมได้ครบถ้วน จะทำให้การส่งวางฎีกาล่าช้า การรับคืนเงินยืมจากการวางฎีกาล่าช้า  และไม่สามารถตัดลูกหนี้ได้ในคราวเดียวได้ จากการทบทวนหาสาเหตุของปัญหา พบว่าหมวดรายจ่ายที่มักมีเอกสารไม่ครบถ้วนส่วนใหญ่เป็นเอกสารหมวดค่าวัสดุ จ้างเหมา อันเนื่องมาจากต้องมีกระบวนงาน ขั้นตอนการดำเนินงานด้านการจัดซื้อจัดจ้าง การตรวจรับและการจัดทำเอกสารขออนุมัติเบิกจ่ายที่ต้องดำเนินการตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ดังนั้น จึงมีแนวคิดในการปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว

3. วัตถุประสงค์

3.1 เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานด้านการเบิกจ่ายให้มีประสิทธิภาพ

3.2 เพื่อสามารถตัดลูกหนี้ค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมาได้ในคราวเดียว

3.3 เพื่อลดระยะเวลาในการส่งวางฎีกา

3.4 เพื่อลดระยะเวลารับเงินจากการวางฎีกา

4. วิธีการ/เครื่องมือ

      ขั้นตอนในการดำเนินงาน ดังนี้

       4.1 การระบุปัญหาและการวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา โดยนำหลัก Root cause analysis มาใช้

      4.2 การประชุมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเพื่อร่วมกันวิเคราะห์และสรุปปัญหาและสาเหตุของปัญหาตลอดจนกำหนดแนวทางแก้ไข

      4.3 ดำเนินการวิเคราะห์เปรียบเทียบ ร่วมวิเคราะห์การส่งเอกสารขออนุมัติจัดโครงการแบบเดิมและ วางแผนปรับปรุงขั้นตอนการส่งเอกสารขออนุมัติจัดโครงการแบบใหม่ร่วมกับงานพัสดุ

      4.4 นำระบบลีน (LEAN) ซึ่งเป็นเครื่องมือในการปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านการลด กระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่า พร้อมความสามารถในการปรับตัวเพื่อสนับสนุนให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องมาใช้   โดยมีผลการดำเนินการสรุปได้ตามรูปที่ 1 และ 2

       4.5 การปรับปรุงกระบวนงานโดยดำเนินการตามรูปที่1 และรูปที่ 2 มีการปรับปรุงขั้นตอนกระบวนงานโดยให้จัดทำสัญญายืมเงินหลายรายการ โดยแยกสัญญายืมเงินสำหรับชุดยืมโครงการ ยืมค่าวัสดุ และยืมค่าจ้างเหมา เพื่อเป็นการแก้ไขปัญหาในการตัดหนี้ลูกหนี้เงินยืมได้ทันที โดยไม่ต้องรอส่งเอกสารพร้อมกัน

       4.6 นำ Kaizen มาใช้เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้น โดยการออกแบบแบบฟอร์มในการส่งเอกสารเบิกจ่ายใช้ร่วมกันระหว่างงานการเงินและงานพัสดุ

รูปที่ 3 แบบฟอร์มการส่งเอกสารเบิกจ่ายระหว่างงานการเงินและงานพัสดุ

จากรูปที่ 3 มีขั้นตอนการใช้แบบฟอร์ม ดังนี้

4.6.1 ขั้นตอนการใช้แบบฟอร์มการส่งเอกสารเบิกจ่ายระหว่างงานการเงินและงานพัสดุ

     1) เมื่อเจ้าของเรื่องส่งเอกสารขออนุมัติจัดโครงการผ่านงานพัสดุ งานการเงินตรวจสอบเอกสารชุดโครงการทุกหมวดรายจ่ายเรียบร้อยแล้ว แยกชุดเอกสารค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมา  และกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มการส่งเอกสารเบิกจ่ายระหว่างการเงินและงานพัสดุ ระบุข้อมูลเลขที่สัญญายืมเงิน ชื่อโครงการ จำนวนชุดเอกสารค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมา ในแบบฟอร์มดังกล่าว และแนบติดไปกับชุดค่าวัสดุ ชุดค่าจ้างเหมานั้น

     2) จัดส่งเอกสารค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมา ที่แนบแบบฟอร์มการส่งเอกสารฯให้กับงานพัสดุเพื่อดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง

     3) เมื่อเจ้าของเรื่องส่งเอกสารเบิกจ่าย จะจัดส่งหลักฐานการจ่ายเงินที่งานพัสดุ เพื่องานพัสดุตรวจสอบและแนบหลักฐานการจ่ายให้ครบถ้วนตามแบบฟอร์มการส่งเอกสารฯ และจัดส่งงานการเงิน

     4) งานการเงินตรวจสอบเอกสารให้ครบถ้วนตามแบบฟอร์มการส่งเอกสารฯ และตัดลูกหนี้เงินยืม

             4.6.2 วัตถุประสงค์การใช้แบบฟอร์มการส่งเอกสารเบิกจ่ายระหว่างงานการเงินและงานพัสดุ

เพื่อให้งานพัสดุรับทราบว่าค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมา ที่มีการแนบแบบฟอร์มการส่งเอกสารเบิกจ่ายระหว่างงานการเงินและงานพัสดุแนบมานี้ เป็นเอกสารที่งานพัสดุจะต้องรวบรวมส่งให้กับการเงินทั้งหมด  เพื่องานการเงินจะได้ตรวจสอบและตัดลูกหนี้เงินยืมได้ในคราวเดียว

            4.6.3 ประโยชน์ของการใช้แบบฟอร์มการส่งเอกสารเบิกจ่ายระหว่างงานการเงินและงานพัสดุ

งานพัสดุสามารถส่งเอกสารเบิกจ่ายค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมาได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วนและรวดเร็ว รวมทั้งงานการเงินสามารถตัดลูกหนี้ได้ในคราวเดียว และจัดส่งเอกสารวางฎีกาที่กองคลังได้เร็วขึ้น ส่งผลให้ได้รับเงินคืนจากการเบิกจ่ายได้เร็วขึ้นด้วย ซึ่งการรับคืนเงินยืมได้อย่างรวดเร็วนั้นสอดคล้องและเป็นไปตามระเบียบมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีว่าด้วยเงินทดรองราชการจากเงินรายได้ พ.ศ.2562

     4.7 เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการข้อมูล

            จัดเก็บข้อมูลตามเอกสารจริงที่ดำเนินการ โดยเปรียบเทียบสถิติการดำเนินการในช่วงเดือน ตุลาคม 2563-มิถุนายน 2564 และเดือน ตุลาคม 2564-มิถุนายน 2565 ของปีงบประมาณ พ.ศ.2564 และ ปีงบประมาณ พ.ศ.2565 เปรียบเทียบและคำนวณเป็นค่าร้อยละ

      4.8  วิเคราะห์เปรียบเทียบข้อมูลปีงบประมาณ 2564 กับปี 2565

      4.9  วิเคราะห์และสรุปผลการดำเนินงาน

5. ผลการดำเนินงาน 

     ผลการดำเนินงานปรับปรุงกระบวนงานด้านการเบิกจ่ายโครงการ ที่มีค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมาหลายชุด เมื่อได้ดำเนินการปรับปรุงโดยการให้ยืมเงินทดรองจ่ายแยกระหว่างชุดโครงการ ค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมา และใช้แบบฟอร์มการส่งเอกสารสารเบิกจ่ายแล้ว ผลการดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ สามารถตัดลูกหนี้เงินยืมได้ในคราวเดียว โดยไม่ต้องรอเอกสารโครงการทั้งหมด สามารถส่งวางฎีกาได้เร็วขึ้น ส่งผลให้ได้รับเงินคืนเงินยืมได้เร็วขึ้นเช่นกัน 

จากผลการดำเนินงานในรูปที่ 6 และรูปที่ 7 ในปีงบประมาณ พ.ศ.2564 ตามเกณฑ์ที่กำหนดให้ส่งใช้คืนเงินยืมภายใน 15 วัน ผลการดำเนินการคือ ส่งช้ากว่ากำหนดเฉลี่ย 12.75 วัน คิดเป็นร้อยละ 85 ของจำนวนวันตามเกณฑ์ที่กำหนด และตามเกณฑ์ที่ส่งใช้เงินยืมตามกำหนด 30 วัน ผลคือส่งเบิกจ่ายได้เร็วกว่ากำหนดเฉลี่ย 9.2 วัน คิดเป็นร้อยละ 30.67 ส่วนในปีงบประมาณ พ.ศ.2565 ตามเกณฑ์ที่กำหนดให้ส่งใช้คืนเงินยืมภายใน 15 วัน ผลการดำเนินงานคือ ส่งเร็วกว่ากำหนดเฉลี่ย 1 วัน คิดเป็นร้อยละ 6.67 ของจำนวนวันตามเกณฑ์ที่กำหนด และตามเกณฑ์ที่ส่งใช้เงินยืมตามกำหนด 30 วัน ผลคือส่งเบิกจ่ายได้เร็วกว่ากำหนดเฉลี่ย 17.25 วัน คิดเป็นร้อยละ 57.5

6. สรุป

จากการดำเนินงาน สรุปได้ว่าการปรับปรุงกระบวนงานการเบิกจ่ายงบประมาณโครงการกรณีมีค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมาหลายชุด โดยการนำเครื่องมือ 1.หลัก Root Cause Analysis2.ระบบลีน (LEAN) 3.Kaizen โดยออกแบบฟอร์มการส่งเอกสารเบิกจ่ายระหว่างงานการเงินและงานพัสดุมาประยุกต์ใช้ สามารถแก้ไขปรับปรุงการทำงานด้านการเบิกจ่ายให้มีประสิทธิภาพ สามารถตัดลูกหนี้เงินยืมค่าวัสดุ ค่าจ้างเหมาได้ในคราวเดียว สามารถลดระยะเวลาในการส่งวางฎีกาและลดระยะเวลารับเงินจากการวางฎีกาได้

7. ความสามารถในการนำผลงานไปใช้ประโยชน์  หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง (impact )

     การปรับปรุงกระบวนงานนี้ สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับหน่วยงานอื่น ๆ ทั่วไปได้ โดยการปรับขั้นตอนการปฏิบัติงาน และเพิ่มแบบฟอร์มมาช่วยในการปฏิบัติงานก็สามารถทำให้เราสามารถเบิกจ่ายเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันเวลา 

 ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ